Panduan Membuat Undangan Zoom Yang Benar
Berikut ini adalah panduan membuat undangan zoom yang benar sehingga mudah dipahami, ringkas dan aman. Langkah pertama masuk ke menu jadwalkan Rapat di link https://www.zoom.us/meeting/schedule seperti gambar berikut :
Pembuatan Undangan zoom Dasar
Point penting pada halaman ini
- Peserta , jika rapat ini hanya dihadiri orang-orang tertentu misal tim kerja lebih baik masukan nama atau email peserta disini. Selain nama peserta tidak bisa masuk ke zoom sehingga zoom lebih aman, sangat bermanfaat untuk rapat yang membahas isu sensitif.
- ID Rapat, jika anda ingin ID Rapat tidak pernah berganti walaupun tanggal acara diubah atau acara berulang maka gunakan ID rapat pribadi. ID Rapat disarankan pakai ID Rapat pribadi jika memang yang ikut zoom itu orangnya sama ( misal satu tim kerja).
Rapat Rutin /Berulang
Untuk Rapat yang rutin dilakukan setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan, buat saja rapat rutin sehingga tidak perlu membuat undangan untuk setiap kali Rapat.
Keamanan
Kode sandi, disarankan menggunakan kata karena lebih mudah di ingat misal nama Sekolah, nama PT atau slogan misal ayosekolah.
Ruang tunggu digunakan jika banyak peserta yang tidak dikenal misal acara seminar berbasis zoom. Ini memastikan peserta yang masuk zoom adalah orang yang kita kenal atau user yang sudah terdaftar. Opsi ini wajib di centang untuk acara yang berbayar atau acara resmi.
Memerlukan Autentifikasi untuk bergabung, jika ini dicentang, maka untuk join meeting, user tersebut harus login dulu ke zoom.
Opsi Tambahan
Point wajib yang sangat saya sarankan di sini adalah sebagai berikut
Izinkan untuk bergabung kapan saja. Ini sangat bermanfaat untuk peserta yang sering terlambat atau jadwal molor. Misalkan jadwal harusnya dimulai jam 08, tapi baru dimulai jam 09, anda tidak perlu buat zoom lagi.
Bisukan peserta saat masuk , selalu centang opsi ini karena kebanyakan peserta secara default on mic dan tanpa sadar akan membuat ribut. dengan opsi ini, mic peserta akan otomatis Off saat masuk zoom meeting.
Host alternatif , sangat bermanfaat jika anda “hanya” diminta membuatkan jadwal zoom tanpa mengikuti acara tersebut. misalkan akan ada rapat pimpinan, namun anda tidak dikutkan. Maka opsi ini isi dengan email salah satu peserta rapat.
Memperingkas Undangan
Banyak sekali undangan zoom yang teksnya panjang dan penuh dengan nomor telepon USA yang sebenarnya tidak ada manfaatnya. cara menghilangkannya cukup dengan memilih audio pilih Audio Computer.
Audio , pilih Audio Computer. pilihan ini membuat undangan zoom menjadi lebih ringkas.
Kita akan bandingkan contoh undangan jika kita pilih audo pilih “keduanya/ Both” dengan opsi yang hanya audio computer. dibawah ini
Undangan dengan audio Both / keduanya ( ini merupakan seting default)
Undangan dengan audio Computer Only
Hanya dengan mengubah satu opsi seperti dibawah ini maka undangan menjadi ringkas dan simple.
berikut Hasilnya
Demikian tip untuk membuat Undangan zoom dengan benar sehingga dari proses pembuatan undangan sampai pelaksanaan meeting, pengundang dan peserta akan merasakan kenyaman dan keamanan.