Pentingnya Digitalisasi dan Backup Data (Belajar dari Kebakaran Kejagung)




Malam ini ( 22 Agustus) terjadi kebakaran luar biasa di gedung 6 Lantai Kejaksanaan Agung.  Sungguh aneh dan ajaib gedung penting Negara terbakar hebat sampai 6 lantai. sampai saat ini kita tidak tahu penyebab kebakaran dan dokumen apa saja yang terbakar. Dalam artikel ini saya akan membahas pentingya digitalisasi dan backup data yang idealnya menjadi standar dalam keamanan data di Lembaga pemerintah.

Artikel ini akan berbicara secara praktis yang bisa langsung anda praktikan untuk menyelamatkan dokumen pribadi, perusahaan ataupun dokumen penting sekelas dokumen Rahasia negara, tentunya solusi ini bisa anda sesuaikan dengan anggaran yang ada.

Digitalisasi Data

Bagi dokumen yang sudah tidak tahu lagi filenya dimana, maka kertas dokumen wajib discan dan dilakukan digitalisasi semua dokumen penting di kantor anda. Mendigitalisasi ini sekarang bisa dilakukan dengan mudah, baik hanya dengan aplikasi android ataupun membeli scanner khusus yang bisa menscan (mendigitalisasi) dengan kecepatan seperti mesin koreksi ujian berbasis komputer.

Aplikasi Android untuk scan dokumen

Saat ini, untuk melakukan digitalisasi data dari dokumen cetak bisa dilakukan dengan perangkat yang tiap hari kita bawa yaitu smartphone android. Banyak sekali aplikasi scanner yang kualitasnya tidak kalah dengan scanner fisik, sebagian besar aplikasi ini gratis bahkan ada yang mempunyai kemampuan OCR ( mendeteksi teks digambar). Berikut aplikasi dan link downloadnya untuk Smarphone android

Scanner Profesional

Jika anda justru kesulitan menscan pakai smartphone sementara dokumen ada ribuan lembar bahkan puluhan ribu berkas fisik, saya menyarankan membeli scanner fisik yang bisa melakukan scan mulai dari 25 kertas permenit. kelebihan scanner ini adalah kita tinggal meletakan kertas ke feeder dan otomatis scanner akan melakukan scanning tiap dokumen otomatis. artinya dengan scan 25 lembar permenit, anda hanya butuh 4 menit untuk 100 lembar dan hanya 40 menit untuk 1000 lembar. Harganya pun terjangkau untuk kelas perusahaan menengah kebawah. Salah satu scanner yang saya rekomendasikana adalah Avision Scanner AD125 yang harganya sekitar 7 juta ini pasti sangat murah untuk ukuran perusahaan kecil menengah apalagi di level instansi pemerintah.

Backup Data di Komputer dan Server

Manual backup

Jika anda mempunyai file data dikomputer, wajib hukumnya membackup data. Backup data ada dua jenis, yaitu cloud /server backup atau manual backup. Untuk manual backup anda bisa menyimpannya di flashdisk dengan rutin melakukan backup data misal setiap selesai kerja sore hari atau setiap akhir pekan. Jika data anda ribuan atau berukuran giga byte saran saya gunakan Hardisk ekternal. backup data ini saya sebut backup data Level 0. Idealnya setiap pegawai punya Flasdisk / Hardisk ekternal untuk membackup datanya .

Cara diatas tidak efesien sebenarnya karena kalau kita lupa backup maka ada kemungkinan file terhapus atau tidak sengaja dihapus padahal belum dibackup. Namun soluasi ini cukup efektif untuk kantor kecil yang mungkin agak susah koneksi internet ( misal daerah 3T)

Cloud Backup

Cara ini kita bisa menerapkan layanan gratis seperti Google Drive Backup atau Dropbox. Untuk keperluan pribadi atau kantor kecil. Dua layanan gratis ini sudah cukup dijadikan solusi. Caranya sangat sederhana, cukup download aplikasi client dari Google drive atau Dropbox dan gunakan email Gmail yang sama dengan Smartphone anda. Maka setiap kali kita mengubah atau menambah dokumen di My Document maka secara otomatis akan tersimpan di server Google drive/ Dropbox. Kelebihannya , file ini akan tersedia kapanpun dan dimanapun dan bisa diakses dari sembarang perangkat baik lewat desktop, web ataupun android. Saat ini Google drive sudah termasuk aplikasi default yang PASTI ada di setiap handphone android.

Bahkan kalau anda malas menseting aplikasi Dropbox ataupun Google drive, Windows sudah punya penyimpanan cloud yang terintegrasi di Windows dan MS Office dengan Nama OneDrive, sementara itu untuk Perangkat Apple menggunakan ICloud. sayangnya kita sangat jarang memanfaatkan fitur ini.

Bukan hanya di komputer pegawai, idealnya setiap server milik Pemerintah juga harus mempunyai SOP yang minimal berstandar Nasional yang ditentukan oleh BSSN dan atau Kominfo dan wajib diterapkan di semua instalasi server diseluruh instalasi pemerintah, misal bahwa setiap layanan data (seperti dukcapil) server harus di indonesia, dilakukan backup data harian, dan backup dalam format terenkripsi sehingga tidak sembarang orang bisa mengakses data tadi.

Ok, ok, saya paham kalau perusahaan besar tentu akan memikirkan kerahasian datanya dan sebagainya, saran saya beli server sendiri dan gunakan Sofware opensource seperti Owncloud. Cara kerja owncloud mirip dengan Google Drive ataupun Dropbox, hanya saja menggunakan server kita sendiri.

JIka Owncloud dirasa kurang aman dan atau kurang sesuai untuk backup data terutama server gunakan saja solusi pihak ketiga yang menjual produk backup enterprise , contoh produk  bisa anda baca https://geekflare.com/enterprise-data-backup-solution/.

Secure Enterprise Backup

Jika untuk ukuran kementerian, BUMN dan atau Pemda, dengan alasan kemanan data tentunya tidak saya sarankan menggunakan layanan gratis, akan lebih bagus seandainya KomInfo membangun server backup terdistribusi yang bisa dipakai disetiap kementrian dan lembaga, tentunya dengan enkripsi data sesuai tingkat kerahasian data. Agar tidak terjadi Force majoure atau kegagalan server ( seperti kebakaran, hardisk error, server rusak) maka sistem backupnya terdistribusi.

Singkatnya sistem ini setiap kali menyimpan satu file, akan tersimpan ke beberapa region server misal Kominfo membangun 4 server terdistribusi di Makasar, Surabaya, jakarta dan Medan, maka seandainya server yang di Jakarta dibakar, data tidak akan hilang karena setiap file akan secara otomatis terkopi ke 3 lokasi lainnya. Google dan Facebook serta Amazon sudah bertahun tahun menggunakan metode seperti ini, makanya anda tidak pernah kan kehilangan foto yang anda upload walaupun sudah lebihd dari 10 tahun?

Saat ini kominfo sepertinya masih menggodok ide diatas. Artinya kebutuhan backup data dan server instansi pemerintah sudah dipikirkan oleh kominfo, yang kurang tinggal eksekusinya.

Jika belum mampu dan kebutuhan mendesak, kita bisa kerjasama dengan raksasa teknologi seperti Google atau Amazon dengan perjanjian Tingkat tinggi yang memastikan bahwa Pihak pemerintah saja yang bisa mengakses datanya walaupun servernya dimiliki Google ( kunci kemanan /encrypt key) dipegang oleh pemerintah, bukan oleh Google.

Dari kejadikan kebakaran Kejagung yang sangat tidak wajar ini, sepertinya Kominfo, BIN dan Badan  Siber dan Sandi negara harus mulai memikirkan bukan hanya membangun cloud server milik pemerintah, namun juga keamanan data dan SOP backup dan disaster recovery yang berstandar internasional yang WAJIB diterapkan disetiap instansi Pemerintah baik ditingkat pusat ataupun didaerah.

Related Post